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Offre : Assistant de direction/assistant administratif « sécurité » et qualité de vie au travail H/F

Date limite de candidature : dimanche 28 octobre

Référent : Direction des Ressources Humaines - 04 72 04 81 02

Service de rattachement : DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES

Adresse de candidature : Madame La Maire, service recrutement / DRH, hôtel de ville, place de la Nation, CS 40002, 69518 Vaulx-en-Velin cedex

Ou par Email : drh@mairie-vaulxenvelin.fr

Cadre d’emplois : Rédacteur

Catégorie : B

Rattachement hiérarchique :

N+1 : DRH et Préventeur

N+2 : Directrice des Ressources Humaines

 

Mission de la Direction :

La Direction des Ressources Humaines élabore une politique d'optimisation des ressources humaines dans un contexte très évolutif.

En effet, l'allongement de la durée de vie au travail, les enjeux du maintien dans l'emploi et de la prévention des risques conjugués au développement du SIRH, à l'évolution permanente du contexte réglementaire et à la nécessaire maîtrise de la masse salariale et des effectifs du fait de la baisse des dotations, ont accru la fonction conseil et l'accompagnement stratégique.

Pour s'adapter à ces mutations, la Direction s'est dotée de 3 Pôles :

  • Compétences, recrutements et accompagnement des parcours
  • Vie administrative et ressources
  • Santé, sécurité et qualité de vie au travail

Missions principales d’assistanat de direction :

  • Organiser et coordonner les agendas et les évènements auxquels participent la Direction en tenant compte des priorités.
  • Prendre les messages et/ou orienter son interlocuteur vers le bon destinataire.
  • Organiser et planifier les réunions, en effectuer le compte-rendu et le diffuser.
  • Suivre et saisir les plannings des absences des agents du service (congés, formation, maladie, …) et optimiser les outils de gestion.
  • Gérer les réservations des salles pour les différentes réunions et instances.

 

Organisation et gestion de l'information :

  • Organiser et améliorer le circuit des parapheurs du service avec la direction générale.
  • Piloter et organiser les manifestations suivantes :

- La cérémonie des médailles du travail et des retraites

- Référent RH pour la cérémonie des vœux du Maire au personnel

- Référent des évènements auxquels la DRH est conviée. 

 

  • Venir en appui au suivi de la messagerie et assurer la traçabilité des documents (reporting), préparer les éléments de réponse.
  • Assurer la gestion matérielle et administrative et le suivi de dossiers souvent complexes, impliquant plusieurs interlocuteurs ou services (constitution physique des dossiers, classement, archivage).
  • Rédiger des notes
  • Prendre en charge certains dossiers : rédiger et/ou reproduire les documents dans les délais impartis.

 

Missions principales d’assistance administrative de la cellule sécurité et qualité de vie au travail

 

  • Gestion du CHSCT : organisation des séances, planification, comptes rendus, élaboration et mise en forme des documents présentés. Relation avec les élus.
  • Rédaction des comptes rendus d’analyse sur les enquêtes des AT
  • Suivi de la convention ACFI
  • Participation à la constitution du dossier du marché des vêtements du travail, à sa mise en œuvre et son suivi au quotidien.

 

Compétence et qualités professionnelles

 

  • Diplomatie, rigueur et très bonne organisation personnelle
  • Gestion des priorités et respect des délais, adaptabilité et disponibilité
  • Connaissance du fonctionnement des services de la collectivité
  • Bonne expression orale et écrite.
  • Principes rédactionnels de la note de synthèse et du compte-rendu
  • Capacités relationnelles, devoir de réserve, discrétion
  • Très bonne maîtrise des outils informatiques et bureautiques (pack office) 
  • Connaissance du logiciel Astre serait un plus.

 

Connaissances et compétences requises :

 

  • Diplomatie, rigueur et très bonne organisation personnelle
  • Gestion des priorités et respect des délais, adaptabilité et disponibilité
  • Connaissance du fonctionnement des services de la collectivité
  • Bonne expression orale et écrite.
  • Principes rédactionnels de la note de synthèse et du compte-rendu
  • Capacités relationnelles, devoir de réserve, discrétion
  • Très bonne maîtrise des outils informatiques et bureautiques (pack office) 
  • Connaissance du logiciel Astre serait un plus

 

 Rémunération :

 

Traitement indiciaire afférent au cadre d’emploi des Rédacteurs territoriaux; NBI ; Régime indemnitaire ; 13ème mois ; Casc ; chèques déjeuner.